Informations générales

Référence

2023-920  

Structure d'emploi

CFPA

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire d'unité de formation des ISLV

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent assure le secrétariat de l'unité de formation, recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'entité. Il suit et gère les dossiers. Il assure l'accueil physique et téléphonique et assiste le responsable d'unité dans l'organisation du travail.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

• Assurer le secrétariat de l'unité de formation;
• Accueillir, informer et orienter les usagers, les correspondants, les stagiaires ;
• Intervenir en appui du responsable de formation et des formateurs ;
• Recueillir des demandes individuelles et inscriptions ;
• Mettre à jour et présenter les fiches d'informations sur les formations du centre ;
• Recevoir les appels téléphoniques, prendre les messages, transmettre à qui de droit et mettre à jour le répertoire téléphonique ;
• Recevoir des états de présence, de pièces justificatives et transmission à la comptabilité ;
• Gérer les visites médicales des stagiaires ;
• Gérer les formations complémentaires des stagiaires des sessions de formation de Pirae ;
• Saisir et mettre en forme des documents, lettres, notes, reprographies ;
• Enregistrer, classer, archiver dossiers, documents, tenir des tableaux de bord des stagiaires en formation ;
• Assurer la réalisation des dossiers administratifs de formation informatiquement ;
• Coordonner la relation entre le personnel extérieur et les agents de l'entité.
• Assurer l'accueil du public (Invitation du Ministre de la formation et de la presse pour la remise des certificats etc.)

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 02-Iles sous le Vent, Raiatea (987), TAPUTAPUATEA

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Baccalauréat professionnel en gestion-administration

Compétences

Compétences transversales :
• Technique d'accueil et d'écoute ;
• Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires et d'internet ;
• Fonctionnement de l'application stagiaire ;
• Règles et procédures internes au service ;
• Technique de diffusion de l'information ;
• Notions d'organisation et de gestion du temps ;
• Outils de planification et suivi.

Compétences spécifiques :
• Techniques de classement et d'archivage
• Gestion du temps et des priorités
• Rédaction administrative
• Techniques de communication et d'information
• Maîtriser la langue tahitienne ;
• Utiliser les outils de bureautique (WORD, EXCEL…).

Savoir être :
• Courtoise ;
• Adaptabilité ;
• Disponibilité ;
• Aisance relationnelle (expression concise et précise).
• Maîtrise de soi.

Expérience professionnelle souhaitée

Domaine du secrétariat

Vacance du poste

Date de vacance du poste

08/01/2024