Informations générales

Référence

2026-4297  

Structure d'emploi

SEFI

Description du poste

Libellé du poste

Responsable adjoint de l'accueil du service

Métier

Moyens généraux - Chargé d'accueil

Fonction

Chef d'équipe

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

En coordination avec le responsable de l'accueil, il gère l'équipe d'accueil et de gestion du courrier, dans une approche permanente d'optimisation des ressources et d'amélioration de la qualité de service.
Il accueille, renseigne, conseille et oriente les usagers de l'accueil physique et téléphonique du service, conformément aux procédures définies en matière de démarche qualité.
Il gère le courrier entrant du service, vérifie la complétude des dossiers déposés et délivre des documents (documents d'information, attestations, etc.).
Par son action, il contribue de façon permanente à l'information des usagers et à la résorption des appels entrants vers les autres unités du service afin d'optimiser le temps de travail des agents, à la fluidification de la prise en charge des publics ainsi qu'à l'amélioration de la qualité de l'accueil et de l'image du service de l'emploi auprès de ses usagers.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

Accueil des publics du standard téléphonique et de l'accueil du siège du service
- Accueillir les usagers du standard téléphonique ou de l'accueil du siège du service avec bienveillance ;
- Réceptionner et analyser la demande de l'usager, reformuler ou préciser en cas de besoin ;
- Adapter le vocabulaire professionnel à l'usager ;
- Informer, conseiller et guider l'usager conformément aux procédures définies ;
- Filtrer, orienter ou accompagner les usagers vers les interlocuteurs compétents ;
- Prendre et retransmettre des messages et demandes de rendez-vous ;
- Vérifier et saisir les données relatives à la demande de l'usager ;
- Faire intervenir les interlocuteurs concernés en fonction des besoins ;
- Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations ;
- Faire respecter les règles et consignes de sécurité liées à l'accueil des publics ;
- Proposer des mises à jour des scripts de réponse à l'usager.

Traitement de dossiers :
- Traiter le courrier à l'arrivée (réception, enregistrement, tri, dispatching, etc.) ;
- Vérifier la complétude des dossiers déposés à l'accueil ;
- Éditer et délivrer des documents divers (attestations, formulaires, etc.) ;
- Réaliser des tâches administratives diverses (saisie, reprographie, numérisation, classement, archivage, etc.) ;
- Renseigner des tableaux de bord relatifs à l'activité d'accueil, d'information et de gestion du courrier.

Gestion d'équipe :
- Gérer ou suivre des projets relatifs à l'amélioratio

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Bac pro minimum en assistance administrative ou équivalent

Compétences

- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du service ;
- Connaissance de l'offre de formation du service ;
- Connaissance des dispositifs en matière d'emploi, de formation et d'insertion professionnelle, de la règlementation et des procédures afférentes ;
- Connaissance des acteurs de l'emploi et de la formation en Polynésie ;
- Pratique de la langue tahitienne (orale) ;
- Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique du public ;
- Maîtrise des procédures et scripts de réponse ;
- Maitrise de l'outil informatique (outils de bureautique et logiciel métier SEFIGEST) ;
- Gestion de courrier ;
- Règles et méthodes de gestion d'équipe ;
- Gestion de projet ;
- Règles et consignes en matière d'ERP et d'HSST ;
- Techniques de gestion de conflits ;
- Capacité à s'adapter à des publics variés ;
- Disponibilité et sens de l'écoute des autres ;
- Aptitude à travailler en équipe et en partenariat ;
- Gestion des émotions ;
- Respect de la déontologie des agents publics, notamment discrétion et confidentialité

Expérience professionnelle souhaitée

En accueil et information de publics, en gestion opérationnelle d'équipe

Vacance du poste

Date de vacance du poste

01/10/2026