Informations générales

Référence

2024-1706  

Structure d'emploi

SEFI

Description du poste

Libellé du poste

Assistant administratif de la section emploi et insertion professionnelle

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent accueille, informe et oriente les usagers de la section emploi et insertion professionnelle.
Il réalise des activités d'assistance administrative et de logistique afin de soutenir les équipes dans l'organisation du travail, la gestion et le suivi des dossiers ou des publics, notamment en matière de plannings, de rendez-vous, de courriers ou encore de suivi des prescriptions des conseillers.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

Accueil, information et orientation du public
- Accueillir, informer ou orienter les usagers vers l'interlocuteur compétent
- Réceptionner, traiter ou orienter les appels téléphoniques et courriels de la section
- Assister les usagers dans leurs démarches dématérialisées
- Organiser et mettre en œuvre la mise à disposition des documents et informations dans les zones de réception du public (panneaux d'information, dépliants, etc.)

Gestion opérationnelle des activités et suivi logistique de la section
- Prendre et retransmettre des messages et informations
- Gérer des agendas, prendre et organiser des rendez-vous
- Gérer l'organisation logistique de réunions, déplacements et évènements (lieux, matériels, réservations, convocations, compte-rendu, etc.)
- Effectuer le suivi des absences et inscriptions en formation des agents
- Gérer les stocks de matériels et consommables de l'unité
- Faire respecter les règles et consignes de sécurité liées aux matériels et espaces de travail

Traitement administratif et suivi des dossiers
- Réceptionner, enregistrer et ventiler les courriers au départ et à l'arrivée
- Préparer, saisir, mettre en forme, éditer, diffuser des documents (courriers, rapports, supports de publication, listes de participants aux prestations complémentaires d'accompagnement ou formations, etc.)
- Effectuer le suivi des prestations complémentaires d'accompagnement (inscriptions, démarrages, absences, retards, transmission des livrables, etc.)

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

BAC ou BTS assistant de direction ou équivalent

Compétences

- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du service
- Connaissance des dispositifs d'aide du service
- Maîtrise des principes et techniques d'accueil de l'usager
- Connaissance du reo tahiti (oral)
- Connaissance de la gestion électronique des documents (GEDA)
- Connaissance du circuit de validation des actes administratifs
- Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, mise en forme documentaire, etc.)
- Rédaction administrative
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, etc.)
- Utilisation du logiciel métier SEFIGEST
- Techniques de classement et d'archivage
- Techniques d'organisation et de gestion du temps
- Utilisation des outils de planification et suivi d'activité
- Travail en équipe
- Autonomie
- Adaptabilité
- Sens du service public, de la discrétion et du devoir de réserve

Expérience professionnelle souhaitée

en secrétariat dans l'administration du Pays

Vacance du poste

Date de vacance du poste

07/04/2026