Informations générales

Référence

2025-3271  

Structure d'emploi

SEFI

Description du poste

Libellé du poste

Chargé d'accueil, d'information et de courrier

Métier

Moyens généraux - Chargé d'accueil

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent accueille, renseigne et oriente les usagers de l'accueil physique et téléphonique du service, conformément aux procédures définies en matière de démarche qualité.
En outre, il gère le courrier entrant du service, vérifie la complétude des dossiers déposés et délivre des documents (documents d'information, attestations, etc.).
Par son action, il contribue de façon permanente à la résorption des appels entrants vers les autres unités du service afin d'optimiser le temps de travail des agents, à la fluidification de la prise en charge des publics ainsi qu'à l'amélioration de la qualité de l'accueil et de l'image du service de l'emploi auprès de ses usagers.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

Accueil des publics du standard téléphonique et de l'accueil du siège du service
- Accueillir les usagers du standard téléphonique ou de l'accueil du siège du service avec bienveillance ;
- Réceptionner et analyser la demande de l'usager, reformuler ou préciser en cas de besoin ;
- Adapter le vocabulaire professionnel à l'usager ;
- Informer, conseiller et guider l'usager conformément aux procédures définies ;
- Filtrer, orienter ou accompagner les usagers vers les interlocuteurs compétents ;
- Prendre et retransmettre des messages et demandes de rendez-vous ;
- Vérifier et saisir les données relatives à la demande de l'usager ;
- Faire intervenir les interlocuteurs concernés en fonction des besoins ;
- Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations ;
- Faire respecter les règles et consignes de sécurité liées à l'accueil des publics ;
- Proposer des mises à jour des scripts de réponse à l'usager.

Traitement de dossiers :
- Traiter le courrier à l'arrivée (réception, enregistrement, tri, dispatching, etc.) ;
- Vérifier la complétude des dossiers déposés à l'accueil ;
- Éditer et délivrer des documents divers (attestations, formulaires, etc.) ;
- Réaliser des tâches administratives diverses (saisie, reprographie, numérisation, classement, archivage, etc.) ;
- Renseigner des tableaux de bord relatifs à l'activité d'accueil, d'information et de gestion du courrier.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Bac pro minimum en assistance administrative ou équivalent

Compétences

- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du service ;
- Connaissance de l'offre de formation du service ;
- Connaissance des dispositifs en matière d'emploi, de formation et d'insertion professionnelle ;
- Connaissance des acteurs de l'emploi et de la formation en Polynésie ;
- Pratique de la langue tahitienne (orale) ;
- Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique du public ;
- Maîtrise des procédures et scripts de réponse ;
- Maitrise de l'outil informatique (outils de bureautique et logiciel métier SEFIGEST) ;
- Gestion de courrier ;
- Techniques de gestion de conflits ;
- Capacité de s'adapter à des publics variés ;
- Disponible et sens de l'écoute des autres ;
- Aptitude à travailler en équipe et en partenariat ;
- Capacité de contrôler ses émotions ;
- Respect de la déontologie des agents publics, notamment discrétion et confidentialité

Expérience professionnelle souhaitée

En accueil et information de publics

Vacance du poste

Date de vacance du poste

20/05/2025

Commentaire sur la vacance du poste

remplacement temporaire d'un agent