Informations générales
Structure d'emploi
SPAA
Description du poste
Libellé du poste
Secrétaire de direction
Métier
Communication - Chargé de communication
Fonction
Chef de bureau
Filière
Filière administrative et financière
Finalité / Descriptif synthétique
Le secrétaire de direction organise et coordonne les opérations de traitement et de transmission des informations nécessaires au bon fonctionnement du service et de ses relations internes et externes. Il assiste le chef de servie en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Définition du poste
Temps de travail
Temps complet
Activités principales
Organiser les rendez-vous, le planning du chef de service et filtrer les appels téléphoniques et les accueils physiques ;
Réceptionner, enregistrer, vérifier, ventiler, dupliquer, classer et archiver les documents ;
Analyser et indexer les courrier "arrivée" et "départ" sur MATA'ARA ;
Traiter et transmettre les décisions, les notes de services, les contrats en interne et en externe ;
Saisir et suivre les actes ministériels ou PR dématérialisés via la plateforme GEDA disponible sur LEXPOL portés par les responsables de bureaux et le chef de service ;
Préparer et organiser les réunions en interne et externe (convocations, préparation des dossiers...)
Localisation du poste
Localisation du poste
01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE
Critères candidat
Niveau d'études min. requis
Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Spécialité souhaitable
Secrétariat
Compétences
Sens de l'organisation et du service public
Qualités rédactionnelles
Maîtrise des outils et logiciels bureautiques (word, excel, etc)
Accueil des usagers
Connaissance des circuits administratifs
Maîtrise des outils de gestion du courrier GEDA, LEXPOL et MATA'ARA
Maîtrise de la langue tahitienne
Expérience professionnelle souhaitée
Expérience professionnelle similaire requise
Vacance du poste
Date de vacance du poste
09/07/2024