Informations générales

Référence

2024-2673  

Structure d'emploi

DPF

Description du poste

Libellé du poste

Assistant(e) de direction

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

L'assistant ou l'assistante de direction a pour mission d'assister le chef de service dans l'organisation quotidienne de son travail.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

Sous la responsabilité du chef de service et en étroite coordination avec l'ensemble des chefs de bureaux. Il ou elle :
- Assiste le chef de service dans l'organisation quotidienne de son travail ;
- Assure la planification, l'organisation, la préparation et le suivi des réunions ;
- Prend en charge des aspects logistiques de la fonction de direction ;
- Assure l'accueil physique et téléphonique au nom de la cheffe de service ;
- Assure l'interface avec l'interne et l'externe ;
- Traite des dossiers ponctuels ;
- Suit le courrier personnel et les affaires réservées ;
- Traite les contacts de la cheffe de service : gestion de l'agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs ;
- Prend des notes et constitue des dossiers administratifs ;
- Rend compte de son activité à son supérieur hiérarchique. Il ou elle est également l'interlocuteur(trice) privilégié(e) pour les agents en mission, en lien avec le bureau de l'administration, des finances et des moyens généraux. A ce titre, il ou elle :
- Coordonne les missions officielles des membres du gouvernement, élus et agents missionnés par la collectivité ;
- Prend en charge les aspects logistiques des déplacements en Europe.

La liste des activités n'est pas limitative car le poste doit s'adapter à l'évolution générale du service.

Localisation du poste

Localisation du poste

02-France métropolitaine, Ile de france, Paris

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Gestion administrative, gestion de projet

Compétences

"S": Sensibilisation / "A": Application / "E": Expert

Connaissances:
Techniques de communication (A)
Modes de fonctionnement des administrations publiques (S)
Connaître l'environnement professionnel (S)
Compétences en informatique (bureautique) (A)
Techniques de secrétariat bureautique (A)
Classement et archivage (E)
Maîtrise de la langue tahitienne souhaitée (A)

Savoir faire:
Apporter une réponse personnalisée (E)
Réaliser des synthèses (A)
Rédiger et mettre en forme les documents (E)
Évaluer et hiérarchiser des besoins (A)
Animer une équipe (S)
Structurer son travail (E)
Savoir planifier et respecter les délais (E)
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité (E)
Savoir gérer les aléas (A)
S'adapter aux différents interlocuteurs (A)
Filtrer et orienter les informations (E)

Savoir être
Sens de l'initiative (A)
Capacité d'adaptation (A)
Sens de l'organisation (E)
Réactivité (E)
Sens relationnel (A)
Sens de la confidentialité (E)
Savoir accueillir (A)
Savoir s'exprimer oralement (E)
Être rigoureux (E)
Être autonome (A)
Esprit de synthèse (A)

Expérience professionnelle souhaitée

Minimum 3 ans sur un poste similaire. Expérience dans une petite structure

Vacance du poste

Date de vacance du poste

02/01/2025