Informations générales

Référence

2023-745  

Structure d'emploi

CFPA

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire de direction

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

La secrétaire de direction organise le suivi des activités du Directeur et/ou de l'équipe de direction. Elle prépare et finalise les documents administratifs des rendez-vous majeurs de la direction. Elle assure le secrétariat du directeur et de l'équipe de direction. Enfin, elle gère l'information et intervient en appui des membres de la direction générale.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

• Participer à l'organisation du suivi des activités du Directeur et/ou de l'équipe de direction ;
• Gérer le courrier (mises à jour, réception, enregistrement, diffusion et classement du courrier arrivé et départ) ;
• Recueillir et formaliser les informations liées à la constitution de dossiers relatives aux missions de la direction ;
• Préparer certains dossiers après avoir reçu les indications nécessaires de son supérieur ;
• Mettre à jour et classer les dossiers ;
• Réceptionner des appels téléphoniques, les filtrer et les orienter ;
• Rédiger la correspondance courante ou les notes à partir de consignes ;
• Organiser le Conseil de perfectionnement et la transmission des documents émis par l'établissement aux interlocuteurs concernés, internes et externes ;
• Rédiger les comptes rendus de réunions (composition et mise en page de documents, reprographie, classement et archivage de documents…) ;
• Organiser les activités quotidiennes de la direction (agendas, réservation et aménagement de la salle de réunion) ;
• Participer à l'organisation et au suivi des réunions ;
• Reprographier, dupliquer et relier des documents ;
• Rechercher, vérifier, synthétiser l'information ;
• Préparer, constituer et mettre à jour les dossiers ;
• Assurer la circulation de l'information ;
• Suivre et mettre à jour les documents destinés au secrétariat et à l'établissement ;
• Identifier les informations confidentielles.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PIRAE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Gestion - Administration générale

Compétences

• Connaissance des mécanismes, l'environnement et le circuit d'information du CFPA ;
• Capacité à s'adapter au rythme et aux méthodes de travail d'un centre de formation professionnelle ;
• Analyse de la nature du besoin et diagnostic de la situation ;
• Gestion des urgences et des priorités ;
• Respect de la confidentialité des informations traitées ;
• Anticipation et appréciation de la charge de travail pour l'organisation et la planification ;
• Utilisation de l'outil informatique et maîtrise des logiciels de bureautique ;
• Familiarisation avec les applications propres au CFPA (ODOO, PENU ; SEDIT RH) ;
• Capacité à s'adapter aux tâches diverses ;
• Réactivité et disponibilité ;
• Gestion des situations conflictuelles ;
• Bonne maîtrise de soi ;
• Aptitude de déontologie ;
• Aptitude de discrétion ;
• Courtoisie et aisance relationnelle ;
• Travail en équipe.

Expérience professionnelle souhaitée

• Expérience dans les techniques de secrétariat appréciées.

Vacance du poste

Date de vacance du poste

08/01/2024