Informations générales

Référence

2023-669  

Structure d'emploi

SEFI

Description du poste

Libellé du poste

Assistant administratif-instructeur de dossiers du département de la prospective

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent assure le fonctionnement administratif du département et assiste le chef et les agents dans l'organisation des travaux. Il consacre une part définie de son temps à l'instruction des dossiers de déclaration d'existence et d'agrément des organismes de formation et à leur suivi administratif.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

Mission 1 – Secrétariat du département (environ 50 % du temps de travail)
Renseigner et orienter le public (accueil physique, téléphonique, courriel)
Traiter le courrier à l'arrivée et au départ
Gérer l'agenda du chef et des agents du département
Gérer l'organisation logistique des réunions, déplacements et évènements divers
Préparer, saisir, mettre en forme et éditer des documents (courriers, rapports, supports de présentation, conventions, etc.)
Classer et archiver les documents (papier et GEDA)
Renseigner les documents et tableaux de suivi d'activité du département

Mission 2 – Instruction des dossiers des organismes de formation (environ 50 % du temps de travail)

Déclarations d'existence et demandes d'agrément
Accueillir, informer et accompagner l'usager dans la constitution du dossier
Vérifier la recevabilité du dossier (pièces constitutives, cadre réglementaire, cahiers des charges)
Instruire le dossier et préparer le projet de décision administrative soumis à la validation de la hiérarchie
Notifier la décision et informer le service compétent en matière d'imposition
Actualiser la liste des organismes déclarés et agréés

Plate-forme de formations TO'O'ITE
Contrôler la complétude des offres de formation saisies par les organismes
Valider et publier les offres de formation, et les indexer en regard

Suivi administratif des organismes
Recueillir les bilans pédagogiques et financiers et vérifier leur complétude
Effectuer les relances auprès des OF

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Baccalauréat dans le domaine du secrétariat, de l'assistanat de direction ou de la gestion administrative, ou équivalent.

Compétences

- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du service
- Techniques d'accueil et règles de relation à l'usager dans l'administration
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Rédaction administrative
- Maîtrise des procédures de création des actes administratifs (individuels et réglementaires)
- Maîtrise des procédures d'instruction des dossiers de déclaration d'existence et d'agrément des organismes de formation
- Connaissance de la réglementation de la formation professionnelle continue applicable en Polynésie française
- Connaissance des diplômes et titres existants et de leurs référentiels
- Connaissance des procédures de contrôle
- Capacité à analyser et gérer rapidement et de façon cohérente les demandes d'informations
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, etc.)
- Utilisation du logiciel métier SEFIGEST et de la plate-forme TO'O'ITE
- Techniques de classement et d'archivage, gestion électronique des documents (GEDA)
- Techniques d'organisation, de priorisation et de gestion du temps
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi d'activité
- Esprit d'initiative
- Capacité d'adaptation
- Esprit d'équipe et de partenariat
- Sens du service public, notamment du devoir de réserve et de confidentialité

Expérience professionnelle souhaitée

en assistance administrative dans l'administration du Pays ; en instruction de dossiers administratifs

Vacance du poste

Date de vacance du poste

20/11/2026

Pièces jointes

Document joint

FP_03_SEFI_PT0006954_C_ADA_Assistant administratif-Instructeur de dossiers du département de la prospective_06 10 2026_CMC.pdf (159 Ko)