Informations générales

Référence

2026-3972  

Structure d'emploi

CAPF

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire en charge de la scolarité

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent, affecté au bureau de la scolarité, contribue au fonctionnement de l'établissement par la réalisation de tâches administratives, la gestion de la scolarité, la participation à l'accueil physique et téléphonique, l'accompagnement des usagers dans toutes les démarches liées à sa scolarité au sein de l'établissement. Il gère les dossiers des élèves, assure le suivi des paiements des inscriptions, participe au suivi des élèves tout au long de son parcours scolaire dans l'établissement. En lien avec les enseignants, il contribue à l'élaboration des plannings de cours, des listes d'élèves et à la préparation des élèves aux examens.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

­ Recueillir, organiser et traiter les informations relatives à la scolarité des élèves de l'établissement, notamment :
­ Vérifier la recevabilité et la régularité des inscriptions des élèves selon les règles de fonctionnement de l'établissement ;
­ Réaliser les opérations liées aux droits d'inscriptions (facturations, relances) ;
­ Assurer le suivi de la scolarité des élèves (fiche élève, absences, parcours scolaire, convocations aux examens, report des notes d'examens, suivi du palmarès etc…) ;
­ Renseigner les usagers avec exhaustivité ;
­ Identifier et répondre aux besoins des usagers (assister, conseiller et orienter le public) ;
­ Diffuser des informations ou des documents (par voie d'affichage, mails, courriers etc.).

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987)

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

COMPETENCES GENERALES
Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'administration de la Polynésie française ;
Connaître l'organisation et le fonctionnement des établissements publics administratifs ;
Avoir le sens de la discrétion ;
Etre rigoureux et organisé.
EN MATIERE D'ACCUEIL DU PUBLIC
Connaître l'annuaire du Pays et les partenaires ;
Accueillir le public avec amabilité et bienveillance ;
Assurer l'accueil téléphonique des usagers ;
Avoir des connaissances en techniques d'accueil et d'écoute ;
Orienter, informer, conseiller ou accompagner le public vers l'interlocuteur approprié ;
Savoir gérer les urgences et les échéances ;
Participer à la gestion des situations de stress et de conflits ;
Avoir des notions en langue tahitienne et anglaise.
EN MATIERE DE TACHES ADMINISTRATIVES
- Maîtriser les méthodes et les techniques administratives :
 Techniques d'assemblage, de classement et d'archivage
 Techniques de secrétariat : dactylographie, prise de notes…
 Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
 Techniques rédactionnelles du compte-rendu
- Maîtriser les règles relatives à la correspondance administrative ;
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles ;
- Connaître la gestion électronique de documents.

Expérience professionnelle souhaitée

Fonction similaire dans un organisme public

Vacance du poste

Date de vacance du poste

01/04/2026

Pièces jointes

Document joint

fp_0313025_secretaire_en_charge_de_la_scolarite_2026-03-25_11-32-58_249 (version finale).docx (36 Ko)