Informations générales

Référence

2026-3985  

Structure d'emploi

SEFI

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire de direction

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

Le secrétaire de direction recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction. Il assure le suivi de dossiers de la direction ou des unités du service. Il assiste le chef de service dans l'organisation du travail. Il veille au bon fonctionnement opérationnel des secrétariats des unités du service.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

Gestion opérationnelle des activités et suivi logistique
- Gérer l'agenda du chef de service, prendre et organiser des rendez-vous
- Renseigner des tableaux de suivi d'activités
- Gérer l'organisation logistique de réunions, de déplacements et d'événements divers (lieux, matériels, réservations, convocations, etc.)

Traitement des dossiers et saisie de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des documents (parapheurs, contrats, courriers, actes, etc.)
- Ventiler des courriers (papiers ou électroniques)
- Dupliquer et relier des documents, préparer des dossiers (dossiers de séance, présentation, etc.)
- Classer, archiver et rechercher des documents
- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Prendre des notes, retranscrire et mettre en forme (compte rendu de réunion, procès-verbal, courriers, etc.)
- Rédiger des documents administratifs (courriers, convocations, etc.)

Accueil, information et orientation
- Recevoir et filtrer des appels téléphoniques
- Prendre et retransmettre des messages
- Contacter et effectuer des relances auprès des interlocuteurs
- Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations
- Diffuser des informations ou des documents

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Spécialité souhaitable

Secrétariat, Assistant de direction

Compétences

- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du service
- Maîtrise des procédures de création des actes administratifs
- Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de note, dactylographie, etc.)
- Techniques d'analyse et de gestion de l'information
- Rédaction administrative
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, etc.)
- Utilisation du logiciel métier SEFIGEST
- Techniques de classement et d'archivage
- Maîtrise de la gestion électronique des documents (GEDA)
- Techniques d'organisation et de gestion du temps
- Outils de planification et suivi d'activité
- Sens du service public, notamment du devoir de réserve et de confidentialité
- Avoir une bonne expression orale
- Capacité d'adaptation
- Esprit d'initiative
- Sens des relations humaines
- Etre autonome dans le travail
- Esprit d'équipe

Expérience professionnelle souhaitée

expérience confirmée en secrétariat de direction

Vacance du poste

Date de vacance du poste

01/09/2026