Informations générales

Référence

2025-3039  

Structure d'emploi

CFPA

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire d'unité de formation mobile

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent assure le secrétariat de l'unité de formation mobile, recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'entité. Il suit et gère les dossiers. Il assure l'accueil physique et téléphonique et assiste le responsable d'unité dans l'organisation du travail.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

• Assurer le secrétariat de l'unité de formation ;
• Accueillir, informer et orienter les usagers, les correspondants, les stagiaires ;
• Intervenir en appui du responsable de formation et des formateurs ;
• Recueillir les demandes individuelles et inscriptions en coordination avec les agents des autres unités de formation ;
• Participer à la réalisation des supports d'information des usagers ;
• Recevoir les appels téléphoniques, prendre les messages et transmettre à qui de droit les informations nécessaires ;
• Recevoir des états de présence, de pièces justificatives et transmission à la comptabilité ;
• Formaliser les déplacements des agents de l'unité ;
• Saisir et mettre en forme des documents, lettres, notes, reprographies ;
• Enregistrer, classer, archiver des dossiers, documents, tenir des tableaux de bords des stagiaires en formation ;
• Assurer la réalisation des dossiers administratifs de formation informatiquement et physiquement de manière conforme ;
• Participer à la mise en œuvre de la gestion des documents ;
• Assurer la transmission des dossiers de demande d'examens auprès du service compétent.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 03-Tuamotu Gambier, Rangiroa(987)

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Secrétariat – Administration générale.

Compétences

• Connaissance des mécanismes, l'environnement et le circuit d'information du CFPA ;
• Capacité à s'adapter au rythme et aux méthodes de travail d'un centre de formation professionnelle ;
• Analyse de la nature du besoin et diagnostic de la situation ;
• Gestion des urgences et des priorités ;
• Respect de la confidentialité des informations traitées ;
• Anticipation et appréciation de la charge de travail pour l'organisation et la planification ;
• Utilisation de l'outil informatique et maîtrise des logiciels de bureautique ;
• Familiarisation avec les applications propres au CFPA (ODOO, PENU ; SEDIT RH) ;
• Capacité à s'adapter aux tâches diverses ;
• Réactivité et disponibilité ;
• Gestion des situations conflictuelles ;
• Bonne maîtrise de soi ;
• Aptitude de déontologie ;
• Aptitude de discrétion ;
• Courtoisie et aisance relationnelle ;
• Travail en équipe.

Expérience professionnelle souhaitée

Sur un poste similaire en secrétariat.

Vacance du poste

Date de vacance du poste

01/07/2025