Informations générales

Référence

2023-751  

Structure d'emploi

CFPA

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire d'unité de formation itinérante conduite

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent assure le secrétariat de l'unité de formation, recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'entité. Il suit et gère les dossiers. Il assure l'accueil physique et téléphonique et assiste le responsable d'unité dans l'organisation du travail.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

• Assurer le secrétariat de l'unité de formation ;
• Accueillir, informer et orienter les usagers, les correspondants, les stagiaires ;
• Intervenir en appui du responsable de formation et des formateurs ;
• Recueillir les demandes individuelles et inscriptions en coordination avec les agents des autres unités de formation ;
• Participer à la réalisation des supports d'information des usagers ;
• Recevoir les appels téléphoniques, prendre les messages et transmettre à qui de droit les informations nécessaires ;
• Recevoir des états de présence, de pièces justificatives et transmission à la comptabilité ;
• Formaliser les déplacements des agents de l'unité ;
• Saisir et mettre en forme des documents, lettres, notes, reprographies ;
• Enregistrer, classer, archiver des dossiers, documents, tenir des tableaux de bords des stagiaires en formation ;
• Assurer la réalisation des dossiers administratifs de formation informatiquement et physiquement de manière conforme ;
• Participer à la mise en œuvre de la gestion des documents ;
• Assurer la transmission des dossiers de demande d'examens auprès du service compétent.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PIRAE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

Gestion - administration

Compétences

Compétences transversales :
• Technique d'accueil et d'écoute ;
• Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires et d'internet ;
• Fonctionnement de l'application stagiaire ;
• Règles et procédures internes au service ;
• Technique de diffusion de l'information ;
• Notions d'organisation et de gestion du temps ;
• Outils de planification et de suivi.

Compétences spécifiques :
• Technique de classement et d'archivage ;
• Gestion du temps et des priorités ;
• Rédaction administrative ;
• Techniques de communication et d'information ;
• Maîtrise de la langue tahitienne ;
• Utilisation des outils de bureautique (WORD, EXCEL…).

Savoir-être :
• Courtoise ;
• Adaptabilité ;
• Disponibilité ;
• Aisance relationnelle (expression concise et précise) ;
• Maitrise de soi.

Expérience professionnelle souhaitée

Secrétariat

Vacance du poste

Date de vacance du poste

01/12/2025