Informations générales

Référence

2026-4004  

Structure d'emploi

DAF

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire d'accueil

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent gère les activités du secrétariat et du guichet, notamment du suivi des commandes d'actes effectuées par courrier, mail ou physique ainsi de leurs délivrances. Il assure également le bon fonctionnement de l'accueil physique et téléphonique.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Organiser et gérer les missions du secrétariat (en back-office)
- Superviser la gestion du courrier arrivé et départ dans Mata'ara
- Superviser le fonctionnement de l'accueil téléphonique installé en back-office
- Superviser la gestion des commandes d'actes effectuées par courrier ou mail
- Superviser les demandes dématérialisées de copies d'actes de transcription via mes démarches en ligne
- Contrôler les paiements via Payzen des coûts de cession des actes sollicités
- Etablir les bordereaux de délivrance des actes, factures et certificats administratifs pour les paiements différés
- Suivre toutes les commandes de la section
- Traitement et suivi du courrier de la section
- Renforcer les agents du guichet et de l'accueil dans leurs missions.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

- Institutions et organisation administrative de la Polynésie française
- Utilisation du progiciel « Mata'ara »
- Gestion électronique de documents administratifs (GEDA)
- Mise en place et suivi des tableaux de bord
- Notions en droit civil (droit des personnes, droit de la famille, droit des successions, droit des obligations)
- Procédures et circuits administratifs
- Correspondance administrative
- Gestion des situations conflictuelles
- Gestion du temps et des priorités
- Maîtriser les techniques d'accueil
- Organisation et préparation d'une réunion
- Outils de bureautique (Word, Excel)
- Maîtrise de la langue tahitienne

Expérience professionnelle souhaitée

3 ans minimum dans l'administration

Vacance du poste

Date de vacance du poste

01/05/2026

Pièces jointes

Document joint

FP_03_DAF_PT0009242_C_ADA_Secrétaire d'accueil_17 04 2026_CMC.docx (32 Ko)