Informations générales

Référence

2023-661  

Structure d'emploi

CHPF

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire de direction

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

Le secrétaire de direction assure l'accueil physique, téléphonique et le secrétariat de la Direction du Système d'information et de la relation Numérique. Il assiste son Directeur ainsi que son adjoint dans l'organisation du travail. Il suit et gère de manière autonome le traitement de certains dossiers spécifiques.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

1 - Gestion opérationnelle des activités et suivi logistique :
- Gérer les agendas du DSN et DSN adjoint (prise de rendez-vous, organisation des entretiens, gestion des annulations, etc.) ;
- Renseigner les tableaux de suivi d'activités.
2 - Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier les documents (contrats, conventions, courriers, actes, etc.) ;
- Ventiler le courrier (papier ou électronique) ;
- Dupliquer, relier, classer et archiver les documents ;
- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Prendre des notes, retranscrire et mettre en forme ;
- Rédiger des documents administratifs (courriers, compte-rendu, rapports, notes, procédures, etc.) ;
- Collecter, exploiter, organiser les informations saisies et les présenter sous forme de documents de synthèse.
3 - Accueil physique et téléphonique des partenaires internes et externes :
- Recevoir, filtrer les appels téléphoniques et prendre les messages ;
- Accueillir, informer, conseiller et orienter les agents, les fournisseurs et partenaires externes ;
- Assister, conseiller et orienter les visiteurs ou correspondants vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Gérer les situations de stress et d'agressivité ;
- Contacter et effectuer les relances auprès des interlocuteurs ;
- Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations ;

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PIRAE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

BAC PRO secrétariat ou BTS assistant de direction/manager

Compétences

- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'administration de la Polynésie française en général et de l'établissement en particulier ;
- Sens du service public ;
- Connaissance des techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, rédaction de documents administratifs, etc.) ;
- Être organisé et savoir gérer son temps ;
- Maîtriser les outils et les logiciels bureautiques ;
- Maîtriser les progiciels et les applications internes de gestion ;
- Disposer d'une rigueur méthodologique et organisationnelle ;
- Respecter les obligations de confidentialité, de discrétion et de secret professionnel ;
- Maîtriser la langue française ;
- Maîtriser la langue anglaise ;
- Savoir s'exprimer à l'écrit et à l'oral et détenir une bonne qualité rédactionnelle ;
- Être capable d'analyser et de synthétiser des informations ;
- Maîtriser un vocabulaire technique et professionnel ;
- Respecter les procédures dans son domaine d'activité ;
- Connaître les techniques de base d'assemblage, de classement et d'archivage de documents ;
- Faire preuve d'amabilité, de diplomatie, d'écoute et de courtoisie ;
- Respecter les horaires d'ouverture et de réglementation d'accès aux lieux et à l'information ;
- Connaître les techniques de communication ;
- Savoir faire des recherches documentaires ;
- Connaître les nomenclatures comptables ;
- Connaître et appliquer les procédures de la comptabilité publique ;
- Respect de la déontologie, de l'éthique de la profession

Expérience professionnelle souhaitée

3 ans d'expérience minimum sur un poste équivalent, de préférence en milieu de la fonction publique polynésienne.

Vacance du poste

Date de vacance du poste

08/08/2025

Pièces jointes

Document joint

FP_03_CHPF_0184_B_REDA_Secrétaire comptable de la DSN_22 02 2021_BOP.docx (28 Ko)