Informations générales

Référence

2023-661  

Structure d'emploi

CHPF

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire comptable

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

Le secrétaire comptable recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif et comptable de la DSN. Il assure l'accueil physique et téléphonique. Il suit, gère les dossiers et assiste le Directeur du Système d'Information et de la Relation Numérique dans l'organisation du travail.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

1 - Gestion opérationnelle des activités et suivi logistique :
- Gérer les agendas, prendre et organiser les rendez-vous ;
- Renseigner les tableaux de suivi d'activités ;
- Gérer l'organisation logistique de réunions, de déplacements et d'événements divers (lieux, matériels, réservations, convocation, etc.) ;
- Faire respecter les règles et les consignes de sécurité liées aux équipements, aux matériels, aux lieux et aux activités.
2 - Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier les documents (contrats, conventions, courriers, actes, etc.) ;
- Ventiler le courrier (papier ou électronique) ;
- Dupliquer, relier, classer et archiver les documents ;
- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Prendre des notes, retranscrire et mettre en forme ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Collecter, exploiter, organiser les informations saisies et les présenter sous forme de documents de synthèse.
3 - Accueil physique et téléphonique des partenaires internes et externes :
- Accueillir les visiteurs (partenaires internes et externes) ;
- Recevoir, filtrer les appels téléphoniques et prendre les messages ;
- Assister, conseiller et orienter les visiteurs ou correspondants vers l'interlocuteur ou le service compétent ;

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PIRAE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Secrétariat et comptabilité

Compétences

- Avoir une bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'administration de la Polynésie française en général et de l'établissement en particulier ;
- Être organisé et savoir gérer son temps ;
- Maîtriser les outils et les logiciels bureautiques ;
- Maîtriser les progiciels et les applications internes de gestion ;
- Disposer d'une rigueur méthodologique et organisationnelle ;
- Respecter les obligations de confidentialité, de discrétion et de secret professionnel ;
- Maîtriser la langue française et anglaise ;
- Savoir s'exprimer à l'écrit et à l'oral et détenir une bonne qualité rédactionnelle ;
- Être capable d'analyser et de synthétiser des informations ;
- Maîtriser un vocabulaire technique et professionnel ;
- Respecter les procédures dans son domaine d'activité ;
- Connaître les techniques de base d'assemblage, de classement et d'archivage de documents ;
- Faire preuve d'amabilité, de diplomatie, d'écoute et de courtoisie ;
- Respecter les horaires d'ouverture et de réglementation d'accès aux lieux et à l'information ;
- Connaître et respecter les règles et consignes de sécurité du lieu et des matériels ;
- Connaître et respecter les règles et les procédures liées au protocole ;
- Connaître les techniques de communication ;
- Savoir faire des recherches documentaires ;
- Connaître les nomenclatures comptables ;
- Connaître et appliquer les procédures de la comptabilité publique.

Expérience professionnelle souhaitée

3 ans d'expérience minimum sur un poste équivalent, de préférence en milieu hospitalier, impérative sur tous les aspects de la comptabilité

Vacance du poste

Date de vacance du poste

02/01/2026

Pièces jointes

Document joint

FP_03_CHPF_0184_B_REDA_Secrétaire comptable de la DSN_22 02 2021_BOP.docx (28 Ko)