L'agent recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Direction polynésienne des affaires maritimes. Il suit et gère les dossiers. Il assure l'accueil physique et téléphonique. Il assiste la directrice dans l'organisation du travail.

- Assister sa hiérarchie dans les tâches administratives ;

- Accueillir, répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages ;

- Mettre en forme des courriers administratifs ;

- Enregistrer les courriers « arrivées » et « départs » ;

- Ventiler des courriers (papiers ou électroniques) ;

- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais ;

- Assurer le classement et l'archivage ;

- Gérer l'agenda de la Directrice, organiser les rendez-vous ;

- Vérifier et préparer les dossiers en conseil des ministres ;

- Vérifier et préparer les dossiers devant passer à l'APF en commission

Expérience de secrétariat

- Connaître l'organisation administrative de la Polynésie française ;

- Connaître les techniques de secrétariat et de prise rapide de la parole ;

- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques (WORD, EXCEL, messagerie électronique, etc.) ;

- Savoir hiérarchiser l'importance des courriers et des appels téléphoniques ;

- Avoir le sens de l'organisation et savoir gérer un système de classement ;

- Avoir le sens de la discrétion et le respect de la confidentialité ;

- Posséder un bon relationnel et savoir travailler en équipe ;

- Savoir gérer des situations de stress et d'agressivité.

Expérience de secrétariat