Informations générales

Référence

2024-1674  

Structure d'emploi

DCA

Description du poste

Libellé du poste

Assistant(e) de direction et assistant(e) en ressources humaines

Métier

Ressources humaines - Chargé des ressources humaines

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

En qualité d'assistant de direction, l'agent assure le secrétariat de direction, l'organisation et la gestion des correspondances du service et les différentes unités du service. Il entretient une relation de travail privilégiée et permanente avec le ministère de tutelle. Il assiste aussi le responsable RH dans diverses tâches.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

* Au titre du secrétariat :
- Contrôler et encadrer les différentes tâches de secrétariat réalisées dans l'ensemble des unités de la DCA et veiller à la conformité GEDA ;
- Organiser la gestion opérationnelle du secrétariat au niveau courrier « Arrivée » et « Départ » sur logiciel et physique du service en veillant à trier les urgences ;
- Vérifier le courrier en instance d'être signé par le chef de service ou la personne ayant délégation en son absence ;
- Suivre le courrier, les décisions, les notes de service et la diffusion aux agents ou entités concernées ;
- Organiser et suivre l'agenda de la direction et ceux des agents du service en relation avec celui de la direction ;
- Être force de proposition et faciliter au quotidien les relations entre le chef de service et les bureaux et cellules, ainsi que les subdivisions de la DCA ;
- Gérer l'adresse courriel générique du service relatif au secrétariat et à la direction ;
- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salle, etc.) ;
- Organiser les déplacements et missions du chef de Service de la DCA.

* Au titre de la gestion des ressources humaines sous couvert du chargé des ressources humaines et logistique :
- Contribuer à la gestion des ressources humaines, constituer et gérer le fichier du personnel du service ;

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Secrétariat, rédactionnelles, ressources humaines

Compétences

Secrétariat :
- Organisation et fonctionnement de l'administration de la Polynésie française ;
- Procédures administratives courantes et le circuit administratif correspondant ;
- Techniques de secrétariat, rédactionnelles, d'assemblage de documents, de classement et d'archivage, d'accueil et d'écoute, de diffusion des informations, de recherche documentaire ;
* Gestion des ressources humaines connaissance :
- Statut de la fonction publique ;
- Notions en gestion des ressources humaines ;
Savoir-faire :
- Duplication, reliement, classement et archivage des documents à la demande de la Direction ;
Ressources humaines :
- Application de la règlementation statutaire et les règles de fonctionnement ;
- Rédaction des actes administratifs ;
- Identification des besoins et organisation de la formation continue ou les besoins spécifiques en formation des agents ;
Savoir-être :
- Sens du service public et de la communication ;
- Réponse aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respect des délais ;
- Sens du travail en équipe ;
- Grande disponibilité, preuve de polyvalence, d'adaptation et d'autonomie ;
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;

Expérience professionnelle souhaitée

Avoir occupé un poste similaire dans le service public de l'administration territoriale de Polynésie française.

Vacance du poste

Date de vacance du poste

29/04/2024