Informations générales

Référence

2025-3049  

Structure d'emploi

DCA

Description du poste

Libellé du poste

Assistant de direction

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

En qualité d'assistant de direction, l'agent assure le secrétariat de direction, l'organisation et la gestion des correspondances du service et les différentes unités du service. Il entretient une relation de travail privilégiée et permanente avec le ministère de tutelle et assiste le chef de service et son adjoint dans l'organisation du travail.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Contrôler et encadrer les différentes tâches de secrétariat réalisées dans l'ensemble des unités de la DCA et veiller à la conformité GEDA ;
- Organiser la gestion opérationnelle du secrétariat au niveau courrier « Arrivée » et « Départ » sur logiciel et physique du service en veillant à trier les urgences ;
- Vérifier le courrier en instance d'être signé par le chef de service ou la personne ayant délégation en son absence ;
- Suivre le courrier, les décisions, les notes de service et la diffusion aux agents ou entités concernées ;
- Organiser et suivre l'agenda de la direction et ceux des agents du service en relation avec celui de la direction ;
- Être force de proposition et faciliter au quotidien les relations entre le chef de service et les bureaux et cellules, ainsi que les subdivisions de la DCA ;
- Gérer l'adresse courriel générique du service relatif au secrétariat et à la direction ;
- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salle, etc.) ;
- Organiser les déplacements et missions du chef de Service de la DCA.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

- Constitution et mise à disposition du public des informations ou un fonds documentaire ;
- Sens du service public et de la communication ;
- Gestion des priorités et respect des délais ;
- Sens du travail en équipe ;
- Grande disponibilité, preuve de polyvalence, d'adaptation et d'autonomie ;
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
- Sens de l'organisation et des relations humaines.
- Réception, enregistrement et vérification des documents – ventilation des courriers ;
- Techniques de duplication, reliment, classement et archivage des documents à la demande de la Direction ;
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'administration de la Polynésie française ;
- Maitrise des procédures administratives courantes et le circuit administratif correspondant ;
- Techniques de secrétariat, rédactionnelles, d'assemblage de documents, de classement et d'archivage, d'accueil et d'écoute, de diffusion des informations, de recherche documentaire ;
- Maitrise d'outils et de logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et de la messagerie électronique ;
- Connaissance de la Gestion Electronique des Documents Administratifs (GEDA), Mataara, Lexpol cloud ;

Expérience professionnelle souhaitée

Néant

Vacance du poste

Date de vacance du poste

10/03/2025