Informations générales

Référence

2025-3510  

Structure d'emploi

DAG

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'entité. Il suit et gère les dossiers. Il assure l'accueil physique et téléphonique. Il assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Gérer des agendas, prendre et organiser des rendez-vous
- Renseigner des tableaux de suivi d'activités
- Gérer l'organisation logistique de réunions, de déplacements et d'évènements divers (lieux, matériels, réservations, convocations, etc.)
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des documents (contrats, courriers, actes, etc.)
- Ventiler des courriers (papiers ou électroniques)
- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais
- Prendre des notes, retranscrire et mettre en forme
- Rédiger des documents administratifs
- Collecter, exploiter, organiser les informations saisies et les présenter sous forme de documents de synthèse
- Accueillir le public avec amabilité
- Recevoir et filtrer des appels téléphoniques
- Assister, conseiller et orienter le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Gérer des situations de stress et d'agressivité

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PIRAE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

- Connaissance de l'organisation des institutions de la PF, de l'administration et son circuit administratif ;
- Connaissance de l'organisation et le fonctionnement du service ;
- Maîtrise des technique de bureautique (prise de note, rédaction…), de communication (Internet, out-look express…) ;
- Maîtrise des logiciels (Word, Excel, Mataara, Poly-Gf) ;
- Maîtrise de la langue française (écrit et oral) ;
- Application des règles d'usage et des procédures administratives ;
- Technique de rédaction des courriers ou notes à partir de consignes orales ou écrites ;
- Capacité à rassembler et mettre en forme (tableaux…) des différents travaux de secrétariat du service ;
- Aptitude à s'adapter à un rythme de travail et à des méthodes de travail spécifiques ;
- Gestion et hiérarchisation de l'urgence des demandes ;
- Respect de la confidentialité des informations traitées et communiquées ;
- Rigueur, polyvalence, méthodologie, esprit d'équipe et initiative ;
- Notions de la langue tahitienne, anglaise ou autres.

Expérience professionnelle souhaitée

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Vacance du poste

Date de vacance du poste

01/11/2025

Pièces jointes

Document joint

FP_03_DAG_PT0001105_C_ADA_Secretaire Subdi TG_04 09 2025_CMC.docx (21 Ko)