Informations générales

Référence

2025-3415  

Structure d'emploi

DEQ

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire de direction

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

Le secrétaire de Direction est chargé de recueillir, d'organiser et de traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif de la Direction de l'équipement. Il assiste également son responsable dans l'organisation du travail.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Gérer les agendas, prendre et organiser les rendez-vous du Directeur de l'équipement et du Directeur adjoint technique ;
- Gérer l'organisation logistique des réunions ;
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des documents (contrats, courriers, actes…) ;
- Ventiler les courriers ;
- Classer et archiver des documents ;
- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais ;
- Prendre des notes, retranscrire et mettre en forme ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques ;
- Rédiger les PV des réunions organisées par la Direction de l'équipement ;
- Gérer la réservation de la salle de réunion de la Direction de l'équipement ;
- Assurer le secrétariat de la commission d'ouverture des plis des marchés publics et de la commission des marchés.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

- Savoir rédiger des correspondances ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Etre sérieux, méthodique et consciencieux ;
- Avoir le sens de la discrétion et respecter la confidentialité ;
- Connaître les notions d'organisation et de gestion du temps ;
- Mettre en place des tableaux de bord ;
- Savoir utiliser les outils de planification et de suivi ;
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'administration de la Polynésie française ;
- Connaître les procédures internes du service ;
- Maîtriser l'utilisation des logiciels de bureautique et Mataara ;
- Connaître les techniques d'organisation d'une réunion ;
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire ;
- Maîtriser les techniques rédactionnelles du compte rendu ;
- Connaître la gestion électronique de documents administratifs (GEDA).

Expérience professionnelle souhaitée

Néant

Vacance du poste

Date de vacance du poste

11/08/2025