Informations générales
Structure d'emploi
DSI
Description du poste
Libellé du poste
Chargé de coordination administrative et de communication
Métier
Fiche métier non établie - Fiche métier non établie
Fonction
Attaché de direction
Filière
Filière administrative et financière
Finalité / Descriptif synthétique
L'agent assure la coordination administrative, organisationnelle et communicationnelle de la direction. Garantit le traitement, le suivi et la traçabilité des dossiers, courriers et décisions. Organise les activités protocolaires, les réunions et les relations institutionnelles. Contribue à la préparation, à la rédaction et à la diffusion des communications internes et externes de la structure.
Il participe à la qualité du fonctionnement de la direction en favorisant la circulation de l'information, le respect des échéances et le suivi des actions confiées aux services.
Définition du poste
Temps de travail
Temps complet
Activités principales
Coordination administrative
- Organiser et coordonner les activités administratives de la direction.
- Assurer le suivi des demandes adressées aux services.
- Veiller au respect des échéances fixées par la direction.
- Assurer le suivi des décisions et arbitrages.
Gestion des courriers et des flux documentaires
- Superviser le traitement des courriers entrants et sortants.
- Organiser leur circuit de diffusion et de validation.
- Assurer le suivi des réponses attendues.
Assistance à la direction
- Gérer les agendas et les rendez-vous.
- Organiser les réunions, comités et événements.
- Préparer les dossiers d'aide à la décision.
- Élaborer les ordres du jour et les comptes rendus.
Communication institutionnelle
- Préparer les supports de communication de la direction.
- Rédiger ou coordonner la rédaction des notes, courriers, discours et messages institutionnels.
- Assurer la diffusion des informations auprès des interlocuteurs concernés.
Relations institutionnelles et accueil
- Assurer l'interface avec avec les entités administratives.
- Organiser l'accueil des visiteurs, prestataires et entités administratives.
- Coordonner les aspects protocolaires liés aux activités de la direction.
- Assurer le suivi des accès et des visites lorsque cela est nécessaire.
Coordination du secrétariat
- Organiser l'activité du secrétariat de direction.
- Assurer un encadrement fonctionnel des agents affectés au secrétariat.
Localisation du poste
Localisation du poste
01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PAPEETE
Critères candidat
Niveau d'études min. requis
Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Spécialité souhaitable
Bac +3 à Bac +5 en administration publique, gestion, droit, ou équivalent.
Compétences
Organisation et fonctionnement des administrations publiques.
Règles de rédaction administrative.
Communication institutionnelle.
Gestion documentaire et archivage.
Techniques d'organisation et de planification.
Gestion de projet et méthodes de suivi d'activité.
Connaissance générale des activités d'une DSI
Rédiger des documents administratifs de haut niveau.
Organiser et coordonner des activités multiples.
Concevoir et exploiter des tableaux de bord.
Analyser et synthétiser l'information.
Préparer des dossiers de décision.
Animer un réseau d'interlocuteurs.
Sens du service public.
Discrétion et confidentialité.
Diplomatie.
Rigueur.
Réactivité.
Autonomie.
Force de proposition.
Sens de l'organisation.
Qualités relationnelles et rédactionnelles.
Expérience professionnelle souhaitée
Une expérience significative dans le domaine de la coordination administrative, de l'assistance à la direction ou de la communication institutionnelle est souhaitée. Une connaissance de l'environnement administratif et du fonctionnement des collectivités publiques constitue un atout.
Vacance du poste
Date de vacance du poste
20/10/2026
Pièces jointes
Document joint
FP_03_DSI _PT0010965_A_ATA_RAF_Chargé(e) de coordination administrative et de communication_13 10 2026_CMC.pdf (146 Ko)
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