Au sein de la section Proximité et Rayonnement, l'agent informe, oriente et accompagne les usagers et les associations dans les domaines de la vie associative, de la jeunesse et du sport. Il contribue aux actions d'information et de formation et assure le secrétariat du Comité pour la vie associative (CVA).

- Accueil et information des usagers

Accueillir, informer, conseiller et orienter les usagers dans les domaines de la vie associative, de la jeunesse et du sport, en veillant à apporter des réponses claires et adaptées à leurs besoins.

- Accompagnement des associations

Accompagner les associations dans leur structuration, leur fonctionnement et le développement de leurs projets, notamment sur les volets administratifs et organisationnels. Les guider dans leurs démarches et la constitution de leurs dossiers, en veillant à leur complétude et au respect des procédures applicables.

- Actions d'information de sensibilisation et de formation

Participer à la conception, à l'organisation et à la mise en œuvre d'actions d'information, de sensibilisation et de formation à destination du tissu associatif, en tenant compte des besoins identifiés sur le terrain.

 

- Supports et outils d'accompagnement

Contribuer à l'élaboration, à l'actualisation et à la diffusion des supports et outils d'information, de communication et d'accompagnement nécessaires aux interventions de la DJS, notamment lors des actions de proximité et des déplacements dans les archipels.

- Secrétariat du Comité pour la vie associative

Secrétariat, administration, communication

- Connaissance de l'administration et du secteur associatif : connaître les missions de la DJS, les compétences des services administratifs et le fonctionnement des associations ;

- Maîtrise des procédures et des outils administratifs : appliquer les procédures, respecter les circuits administratifs, utiliser les logiciels bureautiques (Word, Excel) et les applications Mata'ara, Monituru et Lexpol, tout en assurant le classement et l'archivage des documents ;

- Accueil, information et accompagnement des usagers : accueillir, écouter, conseiller et orienter les publics, les accompagner dans la constitution de dossiers complets et recevables, et diffuser une information claire et fiable, notamment en langue tahitienne ;

- Organisation, gestion et suivi des activités : mobiliser les méthodes de gestion de projet, préparer les réunions du CVA, assurer leur suivi administratif et rédiger les convocations, comptes rendus et documents de synthèse ;

- Qualités relationnelles et professionnelles : faire preuve de disponibilité, d'adaptabilité, de polyvalence, de discrétion et de respect de la confidentialité, tout en travaillant efficacement en équipe et en entretenant de bonnes relations professionnelles.

Expérience ou bonne connaissance du mouvement associatif et des circuits administratifs. Une pratique du secrétariat de réunions et du suivi de dossiers constitue un atout.