Informations générales
Structure d'emploi
DSFE
Description du poste
Libellé du poste
Secrétaire
Métier
Moyens généraux - Secrétaire
Fonction
Néant
Filière
Filière administrative et financière
Finalité / Descriptif synthétique
Sous l'autorité du responsable de circonscription et dans un souci permanent de fiabilité et de qualité relationnelle, l'agent assure l'accueil du public et la prise en charge des différentes activités de secrétariat. Il réalise différents travaux administratifs, logistiques et d'assistance liés à l'activité des travailleurs sociaux, du psychologue et du responsable.
Définition du poste
Temps de travail
Temps complet
Activités principales
- Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique d'usagers, d'agents ou de partenaires institutionnels ;
- Recevoir, écouter l'usager et l'orienter vers l'interlocuteur adapté ;
- Enregistrer tous courriers « arrivée » et « départ » et s'assurer de leur transmission aux destinataires concernés ;
- Informer et faciliter l'accès aux documents nécessaires pour toutes démarches administratives ;
- Saisir les informations dans une base de données et s'assurer d'une mise à jour régulière des tableaux de suivis ;
- Réaliser, mettre à jour et en forme des travaux de bureautique notamment la mise en page des entêtes des documents administratifs et des documents de communication interne ;
- Assurer le suivi de tous documents administratifs ;
- Assurer la mise à jour régulière des tableaux d'organisation interne ;
- Dupliquer et relier les documents ;
- Classer, ranger, archiver et numériser les dossiers de la circonscription ;
- Participer à l'élaboration des états chiffrés ou des statistiques.
Localisation du poste
Localisation du poste
01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, Tahiti (987), PUNAAUIA
Critères candidat
Niveau d'études min. requis
Niveau 4 Baccalauréat
Spécialité souhaitable
Secrétariat
Compétences
- Connaître les procédures administratives ;
- Avoir une connaissance de la légalité des actes administratifs ;
- Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, etc.) ;
- Maîtriser la rédaction administrative en langue française ;
- Maîtriser la langue polynésienne ;
- Maîtriser la rédaction des actes administratifs (GEDA) ;
- Respect de la confidentialité ;
- Sens de l'accueil ;
- Avoir un esprit d'initiative, de créativité et un sens aigu de l'organisation ;
- Avoir une grande disponibilité d'écoute et de partage des connaissances ;
- Rigueur et soin dans son travail ;
- Sens du travail en équipe et en partenariat.
Expérience professionnelle souhaitée
De 2 à 3 ans
Vacance du poste
Date de vacance du poste
07/10/2024
Pièces jointes
Document joint
FP_03_DSFE_Hp24038fp_C_ADA_Secrétaire_11 01 2024_BAC_Punaauia.docx (29 Ko)
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